Los gabinetes de crisis, aunque poco frecuentes en la empresa, son un órgano de gran utilidad para determinadas situaciones como la que estamos atravesando.
En la gran mayoría de casos, se tiende a comparar la función de un gabinete de crisis con la de los bomberos de forma errónea. Se piensa, habitualmente, que el gabinete de crisis es el equipo que “apaga los incendios”, como si su labor se limitara a este aspecto, aunque ciertamente sea su papel más notorio.
No obstante se debe considerar que, como parte de su labor, los bomberos también realizan acciones de prevención. Así, acuden a negocios, colegios, etc. a dar charlas sobre prevención de diversas eventualidades, y no solo de incendios.
En ese sentido, el gabinete de crisis de una organización tiene una función similar. Detecta los posibles riesgos mediante el uso de una herramienta clave: la auditoría de riesgos. Con la información obtenida de dicha auditoría, determina los pasos a seguir con el fin de evitar que los riesgos se concreten y se conviertan en crisis; y en caso de estallar una crisis (como ocurre actualmente) aplicar los procedimientos preestablecidos en el plan de crisis, con la debida revisión de los actuado en cada momento.
Los integrantes del gabinete de crisis.
Este equipo de trabajo debe estar formado por ejecutivos de primer nivel con capacidad de decisión en la organización. “Varias cabezas, piensan más que una sola”. Una composición idónea es la siguiente:
- Presidente o CEO, Director general y/o Gerente.
- Responsable del área involucrada directamente con la crisis.
- Responsable de recursos humanos.
- Representante de asuntos legales.
- Consejero – Asesor externo.
Obviamente, es el CEO quien debe liderar el gabinete de crisis. Debe reunir periódicamente a sus integrantes para evaluar los avances en materia de diagnóstico de posibles riesgos, elaboración del plan de crisis o contingencia, monitoreo de áreas críticas, perfeccionamiento del manual o protocolo, etc.
El equipo debe caracterizarse por su capacidad de rápida respuesta. Para ello, es preciso que sus integrantes estén localizables y que se puedan comunicar a cualquier hora incluso fuera de los horarios de trabajo. Un incendio podría ocurrir un domingo por la mañana y habrá que estar en capacidad de actuar. Las tecnologías de información permiten hoy un contacto rápido.
Una vez se da la situación de crisis, el gabinete debe reunir toda la información a la mayor brevedad para poder tomar las decisiones de una forma lo más ágil, eficiente y eficazmente posible de cara a la puesta en marcha del plan de crisis / contingencia y comunicar adecuadamente lo sucedido y las acciones a realizar.
Lo que nunca debe dejar de hacer es comunicar. Quedarse en silencio o paralizarse ante los hechos es como echar más leña al fuego: aumenta las conjeturas, los rumores y las expresiones malintencionadas.
El gabinete puede tener predefinido un portavoz, que puede ser el propio CEO o un especialista de reconocido prestigio por la organización, dependiendo de la naturaleza de la crisis presentada.
